僕はファシリテーションをかなり重要視していて、というのもファシリテーションがある程度できるようになったメンバーはひとりでミーティングに行かせやすくなるから。こうなるとチームとして、シニアマネージャーあるいはマネージャー層の負担が軽くなります。
コンテンツ、つまり資料や説明の流れについてはもちろん事前にレビューを行います。でもミーティングは数が少ないに越したことはありません。
また僕自身は一時期長くPMO案件にいたのですが、そこではとにかく部署間の摩擦が大きく主張が強いこともあって、大量のミーティングを行ってもどれもイマイチ合意に至らない（ただしスケジュールは決まっているので互いに文句を言いながら有耶無耶に進める）クライアントでした。そんな環境で僕が最もバリューを発揮した（鍛えられたとも言う）のはファシリテーションで、これによって多方面の信頼を獲得して話が聞いてもらえるようになりました。
■ミーティングにも様々な形式がある。各トピックがそのどれに該当するのかアジェンダで明確にする。
“ファシリテーター”と聞くと色々な立場の出席者が出す意見を束ねていくイメージが強いかもしれません。確かにそれがメインですし難易度も高いのですが、まずはミーティングの形態によってミッションが異なることを理解しておきましょう。
当然ながら、ミーティングといっても”説明・報告”、”ヒアリング”、”相談・議論”といった種類があります。実際には1度のミーティングでこれらを混在して扱うことも多いです。
ちなみに僕はアジェンダを組む際に、
- XXXのご報告
- YYYのご相談
といったように、それぞれのトピックが報告なのか、相談なのか、何なのかを明記するよう心がけています。自分自身が出席者だと突っ込みたくなるのですが、初めてその内容を聞く出席者側にとって、報告として理解しておけばいいのか、議論のために自身の立場から意見をまとめなければならないのかによって話を聞く意識も変わってきます。
■ファシリテーションのミッションはひとつではない。だがどれも出席者のNext Actionにつながることが大切。
そしてそれらごとのミッションは、
- 説明・報告：相手に聞いてもらい、理解してもらい、必要なら相手のActionにつながること
- ヒアリング：事前用意したヒアリング事項がクリアになるだけでなく、相手側の観点を網羅し、factとopinionが切り分けられていること
- 相談・議論：結論が出ることに加え、出席者が納得して各自Next Actionにつながること
と考えています。
特に上のスライドの赤字部分が重要です。一般的には黒字のように相手に理解してもらったり、結論が出たりするところまでは挙がります。ですがそれだけではなく、良いミーティングというのは会議後、出席者のアクションにつながります。
つまり仕事においては、相手に何かのアクションを求めるため、あるいは自身がアクションを起こす前に方向性を確認しておくためにミーティングをしようと思うのであって、その先には大なり小なり何かしらのアクションがあります。そこまで繋がるミーティングを行うのがファシリテーターのミッションです。
出席者が腹落ちし、納得し、さらに言えば結論に一体感があるとそれぞれがスムーズにアクションを起こしてくれます。具体的には次回から説明をしていきたいと思います。